የሐብት ምዝገባ መረጃ መቀበል፣ በሰነድ እና በዘመናዊ መረጃ ቴክኖሎጂ አደራጅቶ መያዝ
- ከሐብት ምዝገባ ቡድን የሚመጡ የምዝገባ ሠነዶችን/ቅፆችን/ በተቋም፣ በምዝገባ ዓይነት፣ በተመዝጋቢ ዓይነት፣ በፆታ እና በምዝገባ ጊዜ በመለየት ይረከባል፣
- የምዝገባ ሠነዶቹ /ቅፆቹ/ የተሟላ መረጃ መያዛቸውን ያረጋግጣል፣ የጎደለ መረጃ መኖሩ ሲረጋገጥ /ሲታወቅ/ በመዝጋቢው ቡድን ባለሙያ በኩል መረጃው እንዲሟላ ያደርጋል፣
- የተረከባቸውን መረጃዎችና ሰነዶች ለአጠቃቀም በሚያመች ሁኔታ በሀርድ እና በሶፍት ኮፒ በአግባቡ በማደራጀት ይይዛል፣ ከሐብት ምዝገባ ቡድን ባለሙያ ጋር በመናበብ የመረጃዎቹን ወቅታዊነት ይጠብቃል፣
- ለእያንዳንዱ የምዝገባ መረጃ የሰነድ መለያ ኮድ ይሰጣል፣ መለያ ኮዱም መረጃው ወደ መረጃ ሥርዓት በሚገባበት ወቅት በኮምፒውተር ሲስተሙ ከሚሰጠው መለያ ቁጥር ጋር እንዲናበብ ያደርጋል፤
- ለመጨረሻ ጊዜ የስንብት ሐብት ምዝገባ ማድረግ የሚጠበቅባቸውን ሐብት አስመዝጋቢዎች ከሚያስመዘግቡበት ጊዜ ጋር ለይቶ ይይዛል፣ ዝርዝሩን በየጊዜው ለቅርብ ኃላፊው በወቅቱ ያሳውቃል፤
- ለእድሳት ምዝገባ ማድረግ የሚጠበቅባቸውን ሐብት አስመዝጋቢዎች ዝርዝር መረጃ በመለየት ዝርዝሩን እና መቼ እድሳት እንደሚያደርጉ አዘጋጅቶ ለቅርብ ኃላፊው ይሰጣል፣
- የምዝገባ መረጃዎቹ ለአደጋ/ለብልሽት እንዳይጋለጡ አስፈላጊውን ጥንቃቄ ያደርጋል፤ ደህንነታቸውን ይጠብቃል፣
- ሐብት ምዝገባው የሚመለከታቸውን የመንግስት መ/ቤቶች እና የልማት ድርጅቶች፣ የሥራ መደብ እና የሐብት አስመዝጋቢዎች ዝርዝር እንደ መሠረታዊ ሰነድ (Master List) በሀርድ እና በሶፍት ኮፒ በማደራጀት ይይዛል፤ የመረጃውን ወቅታዊነት ይጠብቃል፤
- የሐብት ምዝገባ መረጃ ማጠናቀሪያ ቅፃቅጾችን ያዘጋጃል፣ ጥቅም ላይ እንዲውሉ ሁኔታዎችን ያመቻቻል፣
- ለሀብት ምዝገባ መረጃ ሥርዓት ዝርጋታ የሚያስፈልጉ መረጃዎችን ይሰበስባል፣ ያደራጃል፣
- በእያንዳንዱ ሐብት ምዝገባ ሰነድ/ቅጽ ገጽ ላይ የመረጃ ቡድኑን ማኅተም በማድረግ የሠነዱን ሕጋዊነት ያረጋግጣል፣
- ወቅታዊ የስራ አፈጻጸም ሪፖርት በማዘጋጀት ለሃላፊው ያቀርባል
